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Hast du Lust, Teil des Simply Keto Teams zu werden? Dann schau dich hier um :)

Backoffice Operations Manager (m/w/d)

Deine Rolle: Du bist unser operatives Rückgrat im Hintergrund: Du sorgst dafür, dass alles läuft – strukturiert, zuverlässig und proaktiv. Du übernimmst Backoffice-Themen von vorbereitender HR-Administration über Einkauf und Amazon-Operations bis hin zu Zahlungs- und Rechnungsprozessen sowie Compliance-Zuarbeit für die Geschäftsführung.

Über Simply Keto: Simply Keto ist eine der bekanntesten Marken im deutschsprachigen Raum rund um den ketogenen Lifestyle. In unserem Online-Shop bieten wir eine große Auswahl an keto-freundlichen Lebensmitteln, Snacks und Backmischungen – ergänzt durch Inspiration in Form von Rezepten, Challenges und Content. Wir wachsen – und dafür brauchen wir jemanden, der unser Backoffice stabil, strukturiert und effizient hält.

📍 13585 Berlin 🏢 Hybrides Arbeiten ⏰ Vollzeit 🚀 ab sofort

Deine Aufgaben

🧑‍💼 HR – vorbereitend & administrativ
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Änderungen und Dokumenten
- On-/Offboarding administrativ begleiten (inkl. Kommunikation mit externer Lohnbuchhaltung)
- Pflege von HR-Stammdaten, Bescheinigungen, Krankmeldungen etc.
- Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
📦 Operations & Einkauf
- Operativer Einkauf (Material, Verpackung, Dienstleister etc.)
- Koordination von Einsendungen zu Amazon (z. B. FBA-Shipments, Dokumente, Abstimmung)
- Allgemeine operative Aufgaben & Backoffice-Prozesse
- Schnittstelle zu Dienstleistern, Logistikpartnern und internen Teams
🧾 Rechnungen, Zahlungen & buchhaltungsnahe Aufgaben
- Rechnungsprüfung, Vorbereitung und Freigabeprozesse
- Rechnungsbegleichung und Fristen-/Mahnlauf-Überblick
- Prüfung von Zahlungseingängen, Klärung von Abweichungen
- Vorbereitung für Steuerbüro / Buchhaltung (Belegmanagement, Zuordnung, Rückfragen)
- Abwicklung von Gutschriften / Erstattungen (z. B. Amazon, Lieferanten)
🛡️ Compliance & Geschäftsführungs-Zuarbeit
- Entgegennahme von Compliance-Anforderungen (z. B. Amazon, Zertifizierungen, Dokumentationspflichten)
- Strukturierte Aufbereitung & Nachverfolgung (wer liefert was bis wann)
- Pflege und Organisation von Dokumenten/Nachweisen

Was du mitbringen solltest

✅ Erfahrung in einer Generalistenrolle im Backoffice/Operations/Administration (KMU/Startup/Scale-up ideal)
✅ Du bist extrem organisiert, priorisierst gut und arbeitest selbstständig
✅ Sehr hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
✅ Du magst operative Arbeit und bekommst Dinge ins Ziel
✅ Sicherer Umgang mit Tools (Google Workspace / MS Office / Ticket- oder Projekttools)
✅ Plus, aber kein Muss: Amazon Seller Central / E-Commerce Operations
✅ Sprachen: Deutsch & Englisch
✅ Wünschenswert: Backoffice Operations (3 Jahre) und/oder Rechnungswesen (1 Jahr)

Was du bei uns bekommst

✨ Wertschätzung und Dankbarkeit
✨ Eine Schlüsselrolle mit echter Wirkung im Unternehmen
✨ Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
✨ Klarer Verantwortungsbereich + viel Gestaltungsspielraum
✨ Ein wachsendes, pragmatisches Team und eine Marke mit echter Community
✨ Flexible Arbeitsweise (hybrid möglich)
✨ Firmenevents
✨ Firmenhandy
✨ Homeoffice-Möglichkeit
✨ Kostenlose Getränke
✨ Kostenloser Parkplatz
✨ Mitarbeiter-Rabatt
✨ Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens

So bewirbst du dich

Wenn du eine proaktive Persönlichkeit mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität bist und Freude daran hast, operative Prozesse nachhaltig zu verbessern, freuen wir uns auf deine Bewerbung. Mail an: bewerbung@simplyketo.de